残業をしない働き方が求められる昨今。
仕事をしている中で、もっとも無駄な時間を過ごしていると感じる場面っていつだろうか。
「会議中」が最も無駄な時間と感じている人も、多いのではないでしょうか。
それは何故なのか。どこに原因があるのでしょうか。
堀江貴文氏の著書である「多動力」から言葉をお借りしつつ、スマートな会議の進め方を考えていきたいと思います。
99%の会議はいらない
99%の会議はいらない
堀江貴文氏著書 「多動力」 第５章 より
多動力を読んだ方であれば、見たであろうこの言葉。
私自身、全く持ってその通りだと思っています。
例えば、ただの情報共有をするだけの会議。
これは、完全に文書ベースで発信して頂きたい。
自分が知っている内容であれば、聞く必要がないわけだし、文書であれば読まないという選択肢を取ることができる。
もちろん、知らない内容であれば、自分の都合が良いタイミングでその文書を読む。
また、論点が明確ではない会議。
このパターンは、長時間におよぶ会議になることが多い。
もちろん、中身が充実するわけもなく、何も決まらない会議になってしまう。
私自身、このような無駄な会議に遭遇することがよくあるのです。
そして、「会議中」が最も無駄な時間だと感じている方は、私と同じくこのような会議によく遭遇する方々なのではないでしょうか。
「自分の時間を生きる」ということ
「他人の時間」を生きるのは自分の人生に対して失礼ではないだろうか。
堀江貴文氏著書 「多動力」 第４章 より
無駄な会議の例であげた内容を思い返してみると、「他人」に時間を奪われていることから、無駄な時間だと感じてしまっていることがわかる。
「多動力」の文中では、「自分の時間」を生きるべき！という内容が非常に多く散りばめられているように思う。
自分の人生を、他人のために生きるなんてもったいないと思いませんか？
仕事において、自分のやりたいことを思いっきりやった方が、絶対に結果を出せる確率は上がるはず。
サラリーマンにとってそれは難しい、と思うかもしれません。
それでも、実際に私は出来る限りやりたい仕事のみをするようにしているし、ほとんどが希望通りになっているので無理なことではないということを知っておいてほしいのです。
会議中が「無駄な時間」と感じる原因と、その理由はこのような感じではないでしょうか。
原因がわかった所で、ではどうすれば良いのか。
実際に考えていきましょう。
スマートな会議の進め方
では実際に、「無駄な時間」とならないようにはどうすれば良いのか。
どうすれば、スマートな会議の進め方が出来るのか。
考えていきましょう。
無駄な会議には出席しない
１つ目はこれ。
スマートな会議の進め方と言いつつ、全然違った切り口のように見えますが、これは大事なこと。
自分自身が会議のアジェンダを見た時に「この会議に自分は必要ない」と判断が出来るのであれば、出席をしない。
そうすれば、無駄な時間を回避できますし、その時間で自分の仕事をこなすことで生産性は向上します。
またこれは、スマートに会議を進める上でも非常に重要なこと。
どういうことかと言うと、
会議の参加者の中で、議論に必要のない人がいる場合といない場合。
どちらが、上手く進行出来ると思いますか？
もちろん、いない場合ですよね。
例えば、議論をする上で重要なバックグラウンドを説明する必要が出てきてしまったり、
全く見当違いな質問が出てきてしまったり。はたまた議論済みの内容を掘り返されたり。
ちなみに私の場合、自分が必要なさそうな会議に関しては、事前に会議に出る必要があるかどうか確認を取ります。
「生意気なやつだ」と思われないの？って思った方。
確かにそう思われることもありますが、
論理的に理由が説明できて、その理由が妥当であれば、結構すんなり受け入れてくれますよ。
感情論で議論しない
「多動力」の文中に、無駄な会議をやめるために守るべき三原則が書かれていました。
①解決したい問題を明確にする(能書きは捨てて、結論を先に言う)
②必要な情報を集める
③感情論を排しロジカルに判断する
堀江貴文氏著書 「多動力」 第５章 より
まさしく、「ロジカルシンキング」そのものですよねこれ。
議論を進めていく中で、感情が先行した意見というのは、ほとんど役に立ちません。
感情論って、何かを解決することなんてほとんどないですからね。
手段と目的が混同していたり、そもそもの議論の対象が明確でなかったり。
感情論から始まる議論なんて、まさしく時間の無駄です。
例えば、国会討論を見て
「この人たち、何をやってるんだ。ちゃんと議論をしてくれ。」って思ったことありませんか？
そんなとき、だいたいが「感情論で発言をしているだけの討論」を目にして、そう思っているはずです。
その場面を反面教師として、しっかりと論理的に会議を進めるよう、注意をしましょう。
※国会討論はそのパフォーマンスが必要である場合もあるだろうし、何なら議論を避けるために敢えて相手が感情的になるように仕向けているようなこともある気がするので、「会議」とはちょっと違うかもしれませんが。
質問力を身に着ける
知らないことは「恥」ではない
堀江貴文氏著書 「多動力」 第５章 より
会議に参加をしていて、自分がわからなかった所があった場合、即座に質問が出来ているでしょうか？
知らないことを知らないままにしておくと、そのまま話についていけなくなってしまうことも多々あると思います。
そんな「質問力」を身に着ける方法。
私は、たった一つの意識で身に着けることが出来ると思っていて、下の記事にも書いてあるのでぜひ一読をして頂きたい。
とはいえ、こっちにも書いておこう。
「アホ」になること
たったこれだけで質問力は身につくはず。
質問の質を上げていくことに関しては、論理的思考を身に着ける必要があるけれども。
まとめ
無駄な会議を回避して、スマートな進め方をするために、
結論としてはこの一つに限るかなと。
結局、よく言われることがやっぱり大切なようですね。
無駄な時間、無駄な会議をどんどん削減して、
「自分の時間」を生きていけるよう、頑張っていきましょう！！
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それでは、
のらくら でした！
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