仕事でメモは必須!?いや、フリーダム伝達をやめてくれ!

仕事をしていると、口頭のみで仕事をお願いされる、といった場面に出会うことがあります。
そんなとき、皆さんはメモを取るでしょうか?

メモを取ることは、ビジネスマンとして当たり前

と思っている方もいるかもしれません。

そんな考えを持っている方。
そもそもの「本質」を見つめ直してみませんか?

 

はじめに

突然ですが皆さん、「メモを取る」のって好きですか?
メモを取るのが好き!って方もいるとは思いますが、
めんどくさい」って感じる方も多いのでは、ないでしょうか?

私も、めんどくさいと感じる側の人間で
そもそも、現在のメモ取れ文化に疑問すら感じています。

なぜ疑問を感じているのか。
そして、本来はどうあるべきなのか。

あまり考えたことがない方が多いと思います。
この機会に、ちょっと考えてみましょう。

 

メモが必須な理由

まずは、「メモを取ることは必須である!」と言われる理由を考えて見ます。

・大事なことを忘れないため(相手に言われたことで)
・同じことを何度も質問しないようにするため
・相手に話を聞いていることをアピールするため

このような理由が挙げられるのではないでしょうか?

もちろん、言っていることは非常に正しい。
そう思います。

それでも、私は言いたい!!

「メモを取るってめんどくさい!!出来れば取りたくない!!」

という本音は置いといて・・・

メモを取る必要性がある内容を、口頭伝達のみで伝えるのはいかがなものか

そもそも、上で書いた理由って
メモを取ることで回避する問題ではないはずなんです。
本当にメモをする必要があることって別にあると思うのです。

 

メモを取ることの本質は?

本当にメモをする必要があることって別にあると思う。

と書きましたが、では「メモを取る必要がある」のはどんなことでしょうか。
私が思うに、

・話を聞いて、自分が疑問に思ったこと
・自分が注意する必要があると感じたこと

ではないでしょうか。

メモを取る必要がある理由で挙げた内容と何が違うのか。

「自分」が主体となった思考かどうか

です。
自分が主体となった思考・疑問を、解決する手段として
メモを取るし、そのメモを元に質問を投げるのです。

これをするためにメモを取る。これがメモを取ることの本質なのではないでしょうか。

もちろん、主体が自分にあるので
メモを取る必要すらなく、頭に残っている場合がほとんど。
なので、「それならメモを取らなくても大丈夫かな」って思う人も多いはず。





あるべき論

そんなこと言ったって、大事なことをメモしていないと忘れてしまったらどうするの!?

って思った人、絶対いますよね?

ちょっと「あるべき論」を考えて見ましょうか。
※あるべき論としての話なので、実現性は無視します

 

「口頭伝達」の危険性

これは、ビジネスマンの方なら少なからず理解しているはずです。

商売に関する打ち合わせをすれば、議事録を作ります。
大事なポイントでは、文面を使った契約を交わします。

ここらへんを、口頭のみで済ませてしまった場合
後々トラブルが発生する可能性が大きいから。

気づきました?対外的な場面だと、しっかり文面を使っていますよね?

「じゃあ、なんで身内同士だとその危険性を無視して良いのか!」

そう、大事なこと・忘れられると困ることは、文面に書き起こして伝える。
これが「あるべき論」なのです。

 

伝える側は伝える方法考えてますか?

思ったことをその場で、口頭のみで伝える。
そんな伝え方してませんか?

そしてそんな伝え方をした結果、相手が忘れてしまっていた場合

なんでメモを取ってないんだ!!
メモを取ってないから忘れるんだ!!

って怒りをぶつけていませんか?

これはよく見る光景。

その伝え方で、「ちゃんと内容が伝わっている」という自信はどこから出てくるのか。
まずは、自らの伝え方を見直すことから始めましょうよ。

対面で・口頭で伝える内容であるのか。
文面を使って、後に残しておく必要がある内容なのか。

伝える側が、相手に伝える手段をしっかり考えて、相手に伝えきる努力も必要なのです。

 

とはいえ・・・

あるべき論を書いてみましたが、もちろん「あるべき論」なので実現性がある場合もあれば、ない場合もあります。

さらに言えば、受け取り手側の努力も必要だろう!ってことも重々承知ですし、
受け取り手側の努力も必須だと思います。

ただ、これだけは理解して頂きたい。

伝え手側が、フリーダムに言いたい放題するのはナシ!!

ってこと。

受け取り手側の力量にまかせっきりなんてしてても、いいことないですよ!





伝え方を見直しましょう

ということで、伝え方を見直してみましょうってお話をしていきます。

といっても、実際に私が実践している方法をご紹介していくわけですが。
大した内容ではないので、ぜひ実践して頂きたい。

 

メールと口頭のあわせ技

まずはこれ。
私は、仕事をお願いするときには出来るだけPCが使用出来る環境で行います。

なので、仕事の内容をまとめた資料を添付すると共に、
大事なところや、忘れられると困るポイントを、口頭で説明しながらメールに書き起こしています。

これのメリットは、もちろん文書として残ることですが、
他にも、伝え漏れがないかのチェックも同時にかねています。

口頭で伝えた内容が、文書として残っているので後から自分で確認をした際に、漏れがなかったかの確認にもなります。

やっぱり残っていることって大事。

 

伝えるタイミングを考える

偶然ばったりと会ったタイミングで、「そういえば」って仕事の話をする人ってたまにいますよね。

仕事の話をするのは、全然良いんですよ。
けど、そこタイミングで仕事のお願いをするのはどうかと思うんです。

簡単な内容で、ちょっとしたお願いとかであれば、おそらく漏れもなく伝えられるのですが
結構大事な内容で、ちょっと複雑だったりすると、聞いているこっちとしては仕事を始める前に既に不安を抱えます

なので出来るだけ、事前に仕事をお願いする旨を伝えておくようにしましょう。
それだけで、聞き手が準備をしておくことが出来るので、伝わり度合いが全く違ってきます。

私の場合、偶然ばったり会って仕事をお願いしたいときには
その場では、仕事をお願いしたいから後で連絡することを伝えておいて、
「誰々に何々の仕事をお願いする」というメモを取ります。

そう、自分が主体のメモ。
仕事をお願いする側が、しっかり伝えることに責任を持ちましょう。

 

最後に

メモを取ること。
当たり前に思うことでも、こうやって考えてみると、もっと違う切り口で本質を改善出来るのです。

もちろん、伝え手側が自由奔放に伝えてくる場合には、メモを取るしかないわけですから、
メモを取ることを廃止する!!
なんてことは困難です。

それでも、自分が伝え手になった時には、相手にメモを取らせなくてすむように改善することが出来ますし、
その方法が、周りに認められた場合には、どんどんメモを取らなくてよくなるはずです。

個人的な思いとしては、
メモを取る必要がないように伝えるのが必須!!という状態になると良いと思っています。
わざわざ対面で話をするのだから、紙を見ながら対話するより、相手と向き合って対話がしたいですからね。

今まで、フリーダムに伝えていたなって方は、ぜひこれからちょっと意識を変えてみてください。

 

まとめ

いかがだったでしょうか?

今の世の中、情報伝達に使えるツールは大量にあります。
口頭伝達のみに頼るのではなく、色々と活用することで仕事の効率もぐっとあがります。

ぜひ、伝え方に工夫を加えることを実践してみてください!

 
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それでは、
のらくら でした!

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